Informacje na temat przetwarzania danych osobowych przez Prestige Conferences Sp. z o. o.

Kto jest administratorem Pana/Pani danych osobowych?

Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest spółka Prestige Conferences Sp. z o. o. z siedzibą przy ul. Dembego 30/5, 02-796 Warszawa, zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie pod nr KRS 0000446692, posiadająca kapitał zakładowy w wysokości 10 000 zł w pełni opłacony, posiadająca nr NIP 951 236 29 98, nr REGON 146488132

W jaki sposób może Pan/Pani uzyskać informacje o przetwarzaniu danych osobowych?

W przypadku pytań dotyczących ochrony danych osobowych należy kontaktować się:

• listownie na adres siedziby Administratora,
• telefonicznie pod nr telefonu 22 641 14 30 lub
• za pośrednictwem poczty email na adres: info@prestigeconferences.pl.

W jaki sposób Prestige Conferences Sp. z o. o. pozyskało Pana/Pani dane osobowe?

Przekazaliście nam Państwo swoje dane wypełniając ankietę w czasie organizowanego przez Prestige Conferences Sp. z o. o. szkolenia lub konferencji, jak również dane mogły zostać nam przekazane przez Państwa pracodawcę, który wskazał Pana/Panią jako swojego przedstawiciela w kontaktach z Administratorem i/lub w celu wystawienia dla Pana/Pani certyfikatu potwierdzającego ukończenie szkolenia/udział w konferencji. Mogliśmy również uzyskać Pana/Pani dane w związku z przygotowaniem umowy, czy wystawieniem faktury za wykonaną przez Prestige Conferences Sp. z o. o. usługę. Jeżeli kontaktujecie się Państwo z nami za pośrednictwem telefonu, poczty email, sms, czy portali społecznościowych, również z tych źródeł pozyskujemy Państwa dane osobowe.

Informujemy, że nie macie Państwo obowiązku przekazywać nam danych osobowych, jednak w niektórych przypadkach brak podania danych osobowych uniemożliwi nam świadczenie dla Państwa usług, przekazywanie informacji, czy utrzymywanie kontaktu.

Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania Pana/Pani danych osobowych?

Pana/Pani dane osobowe są przetwarzane/mogą być przetwarzane w celu:

• przygotowania, zawarcia i wykonania umowy oraz wystawienia faktury,
• wypełnienia przez Administratora danych osobowych obowiązków administracyjnych i publicznoprawnych,
• przygotowania dla uczestnika szkolenia lub konferencji organizowanych przez Administratora certyfikatu potwierdzającego jego udział w wydarzeniu,
• utrzymywania z Panem/Panią kontaktów, przekazywaniem Panu/Pani informacji o planowanych szkoleniach /konferencjach drogą mailową lub za pośrednictwem telefonu.
• Prowadzenia działań marketingowych przez Administratora i dopasowania oferty Prestige Conferences Sp. z o. o. do Państwa potrzeb

Zakres przetwarzanych danych osobowych:

• W przypadku uczestnika konferencji lub szkolenia przetwarzamy następujące dane: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz stanowisko służbowe i nazwę przedsiębiorstwa, w którym pracuje.
• W przypadku reprezentowania podmiotu dla którego usługi świadczy Administrator przetwarzamy następujące dane: imię i nazwisko,  numer telefonu, adres e-mail oraz stanowisko służbowe i nazwę przedsiębiorstwa.
• W przypadku przygotowania, zawarcia i wykonania umowy, wystawienia faktury VAT, spełnienia obowiązków administracyjnych i publicznoprawnych przetwarzamy następujące dane: nazwa firmy/imię i nazwisko przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, adres firmowy, numer NIP, PESEL
• W przypadku przekazywania Panu/Pani informacji o planowanych szkoleniach /konferencjach drogą mailową przetwarzamy Pana/Pani adres email, a drogą telefoniczną numer telefonu.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych:

• Dane osobowe zbierane w formularzu zgłoszeniowym szkolenia/konferencji oraz na liście obecności szkolenia/konferencji w zakresie imienia i nazwiska uczestnika są konieczne do zrealizowania umowy oraz potwierdzają jej wykonanie – te dane przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. lit b Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO.
• Dane osobowe w przypadku wystawienia faktury VAT przetwarzane są na podstawie art. 106e ust. 1 Ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Z 2017 r.  poz. 2491) oraz art. 6 ust. 1 lit. c Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO. Niepodanie danych osobowych w celu wystawienia faktury VAT uniemożliwi jej wystawienie.
• Pozostałe dane  osobowe, uczestników szkolenia/konferencji, potencjalnych uczestników szkolenia/konferencji przetwarzamy na podstawie właściwej zgody i/lub uzasadnionego interesu administratora, tj. na podstawie art. 6 ust. lit a. i f. Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO.
• Dane przekazane nam przez Pana/Panią w celu przekazywania informacji za pośrednictwem poczty email lub telefonicznie przetwarzane są za Państwa zgodą, która może być w każdym czasie odwołana, tj. na podstawie art. 6 ust. lit a Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO.
• Przetwarzam również dane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f. Obejmuje on udoskonalanie naszej oferty, zapewnienie ich najlepszej jakości naszych towarów i usług oraz informowanie o nich naszych klientów, prowadzenie marketingu bezpośredniego, ochronę lub dochodzenie roszczeń, tworzenie statystyk oraz zapewnienie rozliczalności.

Jakie podmioty mają dostęp do Państwa danych?

• Administrator danych osobowych nie sprzedaje Państwa danych osobowych żadnym osobom fizycznym oraz prawnym.
• Administrator danych osobowych nie udostępnia Państwa danych osobowych podmiotom trzecim z wyjątkiem podmiotów, które są uprawnione na podstawie ustawy.
• Państwa dane mogą być udostępnione organom podatkowym uprawnionym do wglądu w dokumenty księgowe zawierające Pana/Pani dane osobowe oraz,

Możemy powierzyć przetwarzanie Państwa danych osobowych następującym podmiotom:

• firmy kurierskie zobowiązane na podstawie zawartej z administratorem danych osobowych odrębnej umowy do dostarczenia wskazanej osobie na wskazany adres zamówionego towaru,
• obsługa księgowości
• obsługa IT, usługi drukarskie

Jak długo przechowujemy Państwa dane osobowe?

Dane osobowe przechowujemy okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. W związku z tym przechowujemy Pana/Pani dane osobowe w zakresie potrzebnym do wypełniania obowiązków administracyjnych przez okres 6 lat od zakończenia roku, w którym wystawiona zostało przeprowadzone szkolenie lub konferencja. W przypadku danych przetwarzanych w celu przygotowania, zawarcia i wykonania umowy, dane będą przechowywane do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń. W przypadku danych zebranych na podstawie Państwa zgody, są one przechowywane dopóki zgoda nie zostanie wycofana. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu prawnego, dane są przechowywane przez cały okres istnienia tego interesu lub do czasu zgłoszenia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą.

Jakie posiadają Państwo uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych?

Administrator informuje, że ma Pan/Pani prawo do żądania od Administratora:

• dostępu do swoich danych osobowych,
• sprostowania danych, gdy są nieprawdziwe lub niekompletne,
• ograniczenia przetwarzania danych,
• usunięcia danych, gdy dane nie są przetwarzane zgodnie z prawem, cofnie Pan/Pani swoją zgodę na przetwarzanie danych lub dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, zgłosi Pan/Pani sprzeciw wobec przetwarzania danych, dane należy usunąć w celu wywiązania się z obowiązku prawnego,
• przenoszenia danych, gdy przetwarzania odbywa się na podstawie zgody lub umowy,
• niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu,
• cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w każdym czasie, bez wpływu na wcześniejsze ich przetwarzanie,

Ponadto może Pan/Pani:

• wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Pana/Pani danych osobowych, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora lub dla celów statystycznych, a sprzeciw jest uzasadniony Pana/Pani szczególną sytuacją lub gdy Pana/Pani dane są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego,
• wnieść skargę w związku z przetwarzaniem Pana/Pani danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.